Yleistä
Nuorten kirjallisuus- ja sanataideyhdistys NKS ry noudattaa henkilötietoja käsitellessään EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja kansallista lainsäädäntöä.
Kerättyjä tietoja käsittelee mahdollisimman harva, ja tiedot poistetaan heti käytön jälkeen. Tietoja ei luovuteta eteenpäin. Henkilöllä, jonka tietoja on kerätty, on oikeus poistattaa haluamansa häntä koskevat tiedot tai oikaista tai tarkastella niitä ottamalla yhteyttä keneen tahansa NKS ry:n hallituksen jäseneen. Kuitenkaan Jäsenrekisteri-kohdassa mainittuja, lain edellyttämiä tietoja ei voi poistattaa, ellei jäsen eroa NKS ry:stä.

Jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä
Nuorten kirjallisuus- ja sanataideyhdistys NKS ry
Taipaleentie 24
59800 Kesälahti
Y-tunnus 3237692–6

Rekisterin nimi
Nuorten kirjallisuus- ja sanataideyhdistys NKS ry:n jäsenrekisteri

Rekisteröidyt
Jäsenrekisteri sisältää NKS ry:n jäsenet, jotka hallitus on kokouksissaan hyväksynyt.

Rekisterin sisältämät tiedot
Jäsenrekisteriin on merkitty jäsenen koko nimi ja kotipaikka. Rekisterissä ei ole jäsenestä mitään muita tietoja, eikä NKS ry sellaisia sinne kerää.

Tietojen käsittelyn perusteet
Yhdistyslain §:n 11 mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa, johon on
merkittävä jäsenen koko nimi ja kotipaikka.

Mistä tiedot kerätään
Tiedot kerätään jäsenen omalla ilmoituksella jäseneksi liittymisen yhteydessä.

Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tai siirretä yhdistyksen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus ja tietojen käsittelijät
Jäsenrekisteriä pääsevät tarkastelemaan ainoastaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Rekisteritiedosto on salasanasuojauksen takana sille varatulla muistitikulla, ja salasana vaihdetaan aina, kun vastuuhenkilö vaihtuu. Jäsenluetteloa ei siirretä tai kopioida muuhun säilytyspaikkaan, kuten tallenneta muulle laitteelle, ladata pilvipalveluun tai tulosteta paperille. Jäsenrekisterin sisältävää muistitikkua ei viedä Suomen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Yhdistyslain §:n 11 mukaan jäsenellä on oikeus tutustua niihin tietoihin, jotka yhdistyslain mukaan on jäsenluetteloon merkittävä, eli kaikkien jäsenien nimiin ja kotipaikkoihin. Jäsen ei voi kieltää sitä, että toinen jäsen tutustuu näihin tietoihin.

Jäsenellä on oikeus oikaista rekisterissä olevia tietojaan ottamalla yhteyttä keneen tahansa NKS ry:n hallituksen jäseneen. Jäsen ei ole velvollinen ilmoittamaan kotipaikkansa muutoksesta. Jos jäsen vaihtaa nimeään, täytyy hänen käyttääkseen oikeuksiansa, kuten osallistumisoikeutta yhdistyksen kokouksiin ja vaalikelpoisuutta, ilmoittaa vaihdoksesta yhdistykselle. Tarvittaessa jäsenen on todistettava henkilöllisyytensä tietojen tiedustelemisen tai oikaisemisen yhteydessä.

Tietojen käsittelyjen kesto
Jos jäsen eroaa NKS ry:stä tai hänen jäsenyytensä yhdistyksestä muuten lakkautetaan, poistetaan hänen tietonsa välittömästi jäsenrekisteristä.

Pöytäkirjat ja muut asiakirjat
Kokousten pöytäkirjoihin kirjataan kokoukseen osallistuvien henkilöiden koko nimi (etu- ja sukunimi).
Hallituksen kokousten pöytäkirjat säilytetään pilvipalvelussa, johon pääsy on vain hallituksen jäsenillä. Jäsenellä on oikeus saada pyynnöstään nähtävilleen mikä tahansa yhdistyksen kokouksen tai hallituksen kokouksen pöytäkirja tai päätösluettelo. Jos pöytäkirja sisältää salassa pidettäviä tietoja, annetaan nähtäville versio, josta ne on piilotettu.
Pöytäkirjoja säilytetään koko yhdistyksen olemassaolon ajan.
Muut henkilötietoja sisältävät asiakirjat suojatussa tiedostossa.

Nettisivut ja siellä käytettävät evästeet (cookies)
Yhdistyksemme käyttää nettisivuillaan nksyhditys.fi evästeitä eli niin sanottua cookie-toimintoa. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa Internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin toimintojen asianmukaiselle toimimiselle.

Sosiaalinen media
NKS ry:n nettisivuilla tai sosiaalisen median kanavissa julkaistaviin tai kolmannelle osapuolelle kuviin kysytään aina lupa ennen julkaisua. Kuva julkaistaan vain, jos kaikki kuvassa tunnistettavina esiintyvät henkilöt antavat siihen luvan. Julkaistu kuva poistetaan, jos yksikin kuvassa esiintyvä tunnistettava henkilö niin vaatii.

Laadittu 24.2.2022
Päivitetty 30.3.2022